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Environnement de travail

ACHATS

Tout achat informatique doit passer par le marché. Aucun remboursement ne pourra être effectué pour du matériel informatique.

• Faire une demande sur GLPI « LJAD » 

🚨 Bien préciser les besoins afin que l’on puisse faire la demande de devis

• Indiquer dans les commentaires quel responsable de la ligne budgétaire/équipe doit être mis en observateur du ticket. L’achat ne pourra être engagé qu’avec validation de sa part 
• Le matériel informatique acheté par le laboratoire est propriété du laboratoire ; il est référencé et étiqueté, il doit être rendu en cas de départ de l'unité.

EQUIPE ADMINISTRATIVE

MISSIONS

Règles générales

• Il n'est pas possible de faire d'ordre de mission rétroactif.

• Tout déplacement doit être justifié par un ordre de mission 

• Il est obligatoire de passer par le marché pour les déplacements et hébergements en France.

• Favoriser les déplacements en transports en commun ; les trajets en taxi/vtc ne peuvent être remboursés qu'entre 22h et 7h.

Quels délais pour une demande de mission ?

• Pour la France/Europe : 2 semaines 
• Pour l’étranger hors Europe : 1 mois

En cas d'urgence 

• Pour un problème de réservation : Fcm travel (prestataire du CNRS) 01 82 88 74 45 pour les hôtels et 01 89 30 21 84 pour le transport
• En cas d'accident (problème medical, rapatriement, bagages...)
  • Agents CNRS : contacter les services de secours primaires locaux puis la ligne dédiée +33 (0)1 55 98 51 80 avec le numéro de contrat CNRS 10113 et le numéro de marché CNRS : 966
  • Agents UniCA : depuis la France : 0800 875 875 et depuis l’étranger : +33 5 49 77 47 78 en mentionnant le numéro de contrat 2947557A
  • Agents Inria: assistance/assurance assurées par le cabinet Filhet-Allard; en cas de sinistre: Anne Pinelli apinelli@filhetallard.com, 05 57 93 28 87. Renseignements: lducau@filhetallard.com, 05 56 34 65 29.

Frais d’inscription ?

• Faire une demande de carte achat avec un délai d’une semaine 
• Sinon, demander le remboursement après la mission (état de frais), en ayant obtenu l'accord de la personne en charge du financement au préalable

Personnel du laboratoire : demande de mission AVEC frais

Ligne budgétaire CNRS/Budget d’équipe

• Faire la demande de mission sur Etamine

• Choisir Ahmed AHMED comme valideur budgétaire

• Indiquer l'évaluation budgétaire dans les commentaires

Pour une première demande : Mettre à jour le profil sur Notilus pour que la mission soit transmise

Une fois la mission validée :

• 🚨 Ne pas rappeler la mission une fois qu’elle est validée 🚨

• Faire les réservations sur Notilus qui vous renverra vers la plateforme Goelett : Il est obligatoire de passer par le marché pour une réservation

• Retour de mission : Saisie des temps, création d’un état de frais et transmission (flèche en bas à droite de l’écran). Garder tous les justificatifs (factures), sauf les justificatifs repas.

Ligne budgétaire UNICA

• Faire la demande de mission sur GLPI « LJAD »  

Remplir correctement chaque champ de la demande, notamment de montant estimatif

🚨Indiquer dans les commentaires quel responsable de la ligne budgétaire/équipe responsable de la ligne budgétaire doit être mis en observateur du ticket🚨

La mission ne pourra être engagée qu’avec validation de sa part.

• Dès la prise en charge par un/une gestionnaire, faire les demandes de réservation de transport sur Cytric  en la/le mettant en valideur et repérer l’hôtel souhaité pour le communiquer à la/le gestionnaire

• Retour de mission : Envoyer les justificatifs dans le ticket GLPI. Garder tous les justificatifs (factures), sauf les justificatifs repas (les garder pour les ERC)

Personnel du laboratoire : demande de mission SANS frais 

• Agent CNRS : Faire la demande sur Etamine 
• Agent UNICA : Faire la demande sur GLPI « LJAD »  

Personnel du laboratoire : Cas particuliers

            Missions CNU : contacter Diana.PODEVIN@univ-cotedazur.fr quinze jours avant la réunion

            Missions CNRS Administration Centrale, cocher la case CAC sur Etamine, ou Missions CNRS Action de Formation Nationale, cocher la case Formation sur Etamine, et dans les deux cas choisir MOY2000 comme valideur.

INVITATIONS

• Budget CNRS ET UNICA : Faire la demande sur GLPI « LJAD » en mettant le responsable de la ligne budgétaire/de l’équipe en observateur du ticket. La mission ne pourra être engagée qu’avec validation de sa part.

• La/le gestionnaire aura besoin de :

  • La fiche de demande de création de matricule accompagnée d’un RIB ou une attestation officielle de la banque où le nom complet de l’agent apparait.

  • Un ordre de mission sans frais de l’établissement d’origine en anglais ou en français ou une attestation justifiant de la prise en charge partielle ou non prise en charge de la mission

ORGANISATION D'EVENEMENTS

• Faire une demande via GLPI « LJAD » minimum 1 mois avant

• Transmettre la liste des invités sur le ticket avec les besoins en transport/hébergement minimum 1 mois avant

• Signer la déclaration préfecture et la fiche évènement que vous enverra la/le gestionnaire minimum 2 semaines avant l’évènement

Buffets

• Faire la demande minimum 2 semaines avant l’évènement

• Le devis que le/la gestionnaire vous proposera comprendra obligatoirement le service (mise en place et débarrassage)

• Le laboratoire pourra fournir capsules de café et sachets de thé à la demande

• Pour le midi, il est également possible de manger à ARA06, faire la demande sur le ticket minimum 2 jours avant

Adresses utiles : restaurants, lieux d'accueil de conférences, traiteurs... 

BUREAUX

• Faire une demande par ticket GLPI « LJAD » au minimum 1 mois avant l’arrivée de l’agent 

• Au départ de l’agent, il est impératif de restituer la clé à l’accueil 

🚨 Pour une bonne gestion, il est important de ne pas échanger les clés entre agents ou de la donner au suivant sans l’avoir restitué à l’accueil

• Ne pas faire de demande de bureau pour les stagiaires, ils pourront s’installer à la bibliothèque 

• Durée minimum pour une demande de bureau invité :  1 mois

BADGE

Pour les invités

L’invité doit se rendre au bureau de Mme MAMMOLITI, bâtiment logistique à côté de l’infirmerie. Il sera demandé un justificatif d'accueil au laboratoire à demander à DU/SG.

Pour les nouveaux arrivants 

Demander le numéro SIHAM auprès du service RH de l'unité. Se rendre au bureau de Mme MAMMOLITI avec le numéro SIHAM 

REPROGRAPHIE

• Faire une demande devis auprès du CPNU 
• Faire une demande d’achat sur GLPI « LJAD » 

DEPOT DE PROJETS

• Signaler les dépôts ANR à ddie.pole.national@univ-cotedazur.fr et via GLPI 
• Pour les projets européens : contacter le pôle Europe Sara-Anne.COMEL@univ-cotedazur.fr