Préparer un événement au laboratoire
Cette page présente les points techniques à anticiper pour organiser un colloque, un séminaire, un workshop, une soutenance de thèse ou tout autre événement au laboratoire.
Contactez le service informatique suffisamment tôt, notamment si vous prévoyez une visioconférence, l’utilisation de microphones ou des besoins particuliers en connectique.
Réservation et accès aux salles
Assurez-vous que les salles nécessaires sont réservées pour toute la durée de l’événement, en incluant le temps d’installation et les essais techniques.
Le planning est consultable dans l’outil de réservation GRR.
Pour réserver une salle, tout personnel disposant d’un compte au laboratoire peut se connecter à GRR avec ses identifiants habituels et effectuer directement sa réservation.
En cas de difficulté de connexion, contactez le service informatique.
Pensez également aux conditions d’accès :
- Salle de conférence : elle est fermée à clé. Assurez-vous de disposer de la clé avant l’événement.
- Bâtiment Fizeau : l’accès nécessite un badge. Pour accueillir des personnes extérieures, demandez à l’avance les modalités d’accès possibles.
Équipements audio, vidéo et visioconférence
Les équipements disponibles varient selon les salles.
| Salle | Équipements et possibilités |
|---|---|
| Salle I | Vidéoprojecteur, son, caméra et microphone en libre accès. Écran tactile avec caméra et microphone, nécessitant un ordinateur portable. |
| Salle II | Vidéoprojecteur. Le système de caméra et de microphone de captation permet uniquement l’enregistrement sur un support USB, sans visioconférence. Un écran tactile distinct, équipé d’une caméra et d’un microphone, est disponible pour une utilisation avec un ordinateur portable. |
| Salle III | Vidéoprojecteur. Écran équipé d’une caméra et d’un microphone d’ensemble pour la visioconférence, nécessitant un ordinateur portable. |
| Salle du 5ᵉ étage de Fizeau | Vidéoprojecteur, caméra et microphone. La caméra est pilotable par télécommande et orientée pour filmer les tableaux à craie. |
| Salle de conférence | Caméra pilotable depuis le pupitre, microphone filaire au pupitre, deux microphones à main sans fil et un microphone serre-tête sans fil. |
Essais techniques et matériel complémentaire
Prévoyez un essai avant l’événement, avec l’ordinateur et les logiciels qui seront réellement utilisés, afin de vérifier :
- La projection et l’affichage des présentations ;
- Le fonctionnement du son, des microphones et des caméras ;
- La connexion à la visioconférence, si nécessaire ;
- La compatibilité des branchements et la disponibilité des adaptateurs ;
- Les besoins en prises électriques, rallonges et multiprises.
Le service informatique peut vous accompagner dans ces vérifications. Il dispose également de quelques rallonges et multiprises, empruntables selon leur disponibilité.
Une demande faite au dernier moment ne garantit pas une intervention, notamment en cas d’indisponibilité du personnel ou de difficulté technique nécessitant une préparation.
Accès Wi-Fi des participants
Une borne Wi-Fi est installée dans la salle de conférence.
- Les personnes disposant d’un compte Université Côte d’Azur peuvent utiliser leur accès Wi-Fi habituel.
- Les personnes dont l’établissement propose Eduroam peuvent utiliser leur accès Eduroam.
- Pour les autres participants, un accès Wi-Fi temporaire doit être prévu.
Pour un nombre de comptes plus important ou une durée supérieure, adressez votre demande au service Réseau/Wi-Fi de la DSI de l’Université, via GLPI :
Demander des accès Wi-Fi temporaires
Vérifications avant l’événement
- Les salles sont réservées et leurs modalités d’accès sont organisées.
- Les clés ou badges nécessaires sont disponibles.
- Le matériel et les microphones ont été demandés.
- Les essais ont été réalisés avec l’ordinateur prévu.
- Les adaptateurs et branchements nécessaires sont disponibles.
- Les accès Wi-Fi des participants ont été anticipés.
Anticiper les demandes permet de vérifier la disponibilité des moyens et de résoudre les difficultés avant l’arrivée des